Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan WorkStep behandler personopplysninger, hvilke rettigheter du har, og hvordan du kan kontakte oss. Erklæringen gjelder bruken av WorkStep-plattformen (nettsted, innloggingsområde og kundesider) samt henvendelser til oss. Behandlingen skjer i samsvar med personopplysningsloven og EU-personvernforordningen (GDPR).

WorkStep er en programvaretjeneste for håndverks- og byggebransjebedrifter som brukes til tilbud, kontrakter, prosjektoppfølging, fremdrift, dokumentasjon og fakturering. Mye av innholdet i tjenesten er opplysninger bedriftene selv legger inn, også om sine kunder. Denne erklæringen dekker vår behandling av opplysninger om våre brukere. Når en bedrift legger inn opplysninger om sine egne kunder, er det normalt bedriften som er behandlingsansvarlig, og WorkStep behandler da opplysningene på bedriftens vegne (se punktet «Kundens kunder» nedenfor).

Konto- og kontaktopplysninger som du selv oppgir når kontoen opprettes eller oppdateres: navn, e-postadresse, eventuelt telefonnummer og bedriftens opplysninger (navn, adresse, organisasjonsnummer, logo og lignende).

Innhold du legger inn i tjenesten: tilbud, kontrakter, kundeopplysninger (for eksempel kundens navn, adresse, telefon og e-post), prosjektbeskrivelser, fremdriftsoppdateringer, bilder, kommentarer, tilleggsarbeid, betalingsplaner og fakturagrunnlag. Slikt innhold legges inn av deg eller din bedrift – vi samler det ikke automatisk inn fra andre kilder.

Betalings- og abonnementsopplysninger som er nødvendige for å administrere abonnementet: valgt plan, ordre- og betalingshistorikk. Vi lagrer ikke kortnummer; kortinformasjonen behandles av vår betalingsleverandør Stripe.

Teknisk informasjon som er nødvendig for sikkerhet og drift, for eksempel IP-adresse, tidsstempel og nettlesertype ved innlogging, åpning av tilbudslenger, digital signering og godkjenning av tilleggsarbeid. Denne dokumentasjonen brukes blant annet til å bevise hvem som godkjente en avtale, og når.

Henvendelser til kundestøtte og meldinger du sender oss via skjema eller e-post, inkludert innholdet i henvendelsen.

Vi behandler opplysningene for å:

• levere og drifte tjenesten, inkludert tilbud, kontrakter, prosjektfremdrift og fakturering (gjennomføring av avtale, GDPR art. 6 nr. 1 litra b);
• administrere kontoer, abonnement og betalinger (gjennomføring av avtale);
• gi kundestøtte og svare på henvendelser (gjennomføring av avtale eller berettiget interesse);
• ivareta sikkerhet, forebygge misbruk og dokumentere digitale signeringer og godkjenninger (berettiget interesse og rettslig plikt);
• oppfylle regnskaps- og bokføringsplikter (rettslig plikt);
• bedre tjenesten basert på samlet, ikke-identifiserende bruksstatistikk (berettiget interesse).

WorkStep selger ikke personopplysninger videre. Vi deler ikke opplysningene dine med tredjeparter til markedsføringsformål. Opplysninger kan kun deles med underleverandører som trenger dem for å levere tjenesten (se neste avsnitt), eller der vi er forpliktet ved lov. Enhver deling er begrenset til det som er nødvendig, og skjer i henhold til gjeldende personvernregler.

WorkStep benytter eksterne tjenesteleverandører til drift av plattformen, betalingsbehandling og utsendelse av e-post. Deling med slike leverandører skjer kun når det er nødvendig for å levere tjenesten, og begrenses til de opplysningene som faktisk trengs. WorkStep selger ikke personopplysninger videre. Navn og kategorier av mottakere oppgis på forespørsel til hei@workstep.no.

Tjenestene kan bruke leverandører i land utenfor EØS. Slike overføringer skjer kun med lovlige trygghetstiltak, for eksempel EUs standard kontraktsklausuler. Du kan kontakte oss for mer informasjon om hvilke trygghetstiltak som gjelder.

Når en bedrift bruker WorkStep overfor sine egne kunder (tilbud, kontrakter, kundesider og betalingspåminnelser), er det som hovedregel bedriften som er behandlingsansvarlig for kundens opplysninger, mens WorkStep er databehandler på bedriftens vegne. Vi behandler da slike opplysninger kun etter bedriftens instruksjoner og den inngåtte databehandleravtalen. Bedriften er ansvarlig for å ha et lovlig grunnlag for sin behandling, for eksempel samtykke eller avtale med sine egne kunder.

Vi oppbevarer opplysningene så lenge det er nødvendig for å levere tjenesten, og deretter så lenge det kreves av lov eller er relevant for dokumentasjon. Kriteriene som bestemmer lagringstiden er:

• avtale- og kontoopplysninger lagres så lenge abonnementet er aktivt og i en rimelig periode etter avslutning;
• regnskapsmateriale (fakturaer og betalingsgrunnlag) oppbevares i minst fem år etter regnskapsåret, i henhold til bokføringsloven;
• signatur- og godkjenningsdokumentasjon oppbevares så lenge avtalene kan ha gyldighet og bevisverdi;
• teknisk informasjon og logger slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for sikkerhet eller dokumentasjon.

Når du ber om sletting, sletter vi opplysningene dine med mindre vi er forpliktet til å ta vare på dem (for eksempel bokføringsplikt), eller de er nødvendige for å ivareta rettigheter eller bevisbehov. Etter avsluttet abonnement kan innhold i prosjekter og kontrakter eksporteres av bedriften før sletting. Du kan når som helst be oss slette kontoen din ved å kontakte oss.

Du har etter personvernregelverket rett til:

• Innsyn – få bekreftet hvilke opplysninger vi behandler om deg og få en kopi av dem.
• Retting – få feilaktige eller ufullstendige opplysninger rettet.
• Sletting – få opplysninger slettet når det ikke lenger er grunnlag for behandlingen (med unntak for lovpålagt lagring).
• Begrensning – be om at behandlingen settes på vent i visse situasjoner, for eksempel mens en sak er under avklaring.
• Dataportabilitet – få utlevert opplysninger du selv har gitt oss, i et maskinlesbart format der det er relevant.
• Protest – protestere mot behandling basert på berettiget interesse.

Du kan utøve rettighetene dine ved å kontakte oss på hei@workstep.no. Vi svarer så raskt vi kan, og innen én måned. Hvis du er misfornøyd med vår behandling, har du rett til å klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.no).

WorkStep bruker kun teknisk nødvendige informasjonskapsler og lignende teknikker (for eksempel lokal lagring i nettleseren) for at innlogging og tjenesten skal fungere, for eksempel for å holde deg innlogget og huske valg i grensesnittet. Vi bruker ikke informasjonskapsler til reklame eller sporing på tvers av nettsteder. Teknisk nødvendige informasjonskapsler krever ikke samtykke, og tjenesten fungerer derfor uten samtykkebanner.

Vi iverksetter passende tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, tap eller misbruk. Blant annet skjer tilgang til tjenesten via kryptert forbindelse (HTTPS), tilgangen til bedriftsdata er begrenset til autoriserte brukere i den aktuelle bedriften, og sensitive operasjoner (innlogging, signering, godkjenning) loggføres. Ingen sikkerhetsløsning kan garantere fullstendig vern, men vi jobber løpende med å opprettholde og forbedre sikkerheten.

Erklæringen kan bli oppdatert når tjenesten eller lovgivningen endres. Vesentlige endringer varsles i tjenesten eller på e-post. Sist oppdatert-datoen over viser når erklæringen sist ble endret.

Johansen Shopping, org.nr. 925 593 338 MVA, Sørkedalsveien 11, 0369 Oslo.
E-post: hei@workstep.no. Spørsmål om personvern besvares på denne adressen.